SAP Business One退货和应付账款贷项凭证【ERP 敲黑板】

目标

在本主题结束时,您将能够:

业务场景

  • 有时,交付的货物不符合您的质量标准。您在收到发票之前或之后将这些物料退给供应商以便计入贷方。
  • 当您需要更正采购中出现的问题时,您可以轻松研究供应商发票的状态并解决该问题。

应付账款中的退货和贷项

即使您从供应商收到的物料与订购的物料完全相同,但您也可能会发现有些物料在运输途中已损坏。

我们将介绍 SAP Business One 中用来退回劣质物料或已损坏货物的选项。

并了解如何接收已付款的物料的贷方。

退货凭证用于退回已接收但尚未开发票的物料。

应付账款贷项凭证用于退货和接收已开发票的物料或服务的贷方。

退货

退货

假设我们订购了 20 台扫描仪。供应商已全部交货,而且我们已通过采购收货单收货。后来,我们发现有 2 台扫描仪在运输途中已损坏。我们可以使用退货记录已将扫描仪退还给供应商的情况以便计入贷方。

只要不存在针对采购收货单的应付账款发票,您便可以使用退货凭证。

如果已为该交易输入应付账款发票,则必须使用“应付账款贷项凭证”功能在系统中执行基于数量和金额的更正操作。

下面,我们将退货视为采购收货单的清算凭证。

  • 当您输入退货后,将从仓库发货,同时库存数量会减少。
  • 如果公司运行永续盘存,则 SAP Business One 会创建相关的会计过账,以更新库存价值。
  • 如果您将货物退给供应商以要求换货,并随后收到货物,则无需参考采购订单,即可在系统中输入采购收货单,或复制某张先前凭证。从版本 8.81 起,退货时可以打开采购订单。这样,您可以按照原始采购订单创建新的交货。

请注意,如果创建退货时没有依据之前的凭证,则移动平均物料价值是为该物料计算的当前物料成本,而不是在退货凭证中输入的单位价格。

采购贷项凭证

下面,我们假设另一种场景。我们订购了 50 个 CD 盒。供应商已交付物料和发票。我们在 SAP Business One 中输入了应付账款发票,但并未向供应商付款,这时我们发现其中 5 个 CD 盒有缺陷。由于已创建发票,所以不能参考采购收货单或应付账款发票来创建退货。于是,我们要求供应商为退回的物料提供贷方。我们将通过创建一张贷项凭证来记录已将物料退还给供应商的情况以便计入贷方。

贷项

贷项凭证与退货具有相同的作用。

贷项凭证将更新库存数量,并更正会计核算中的价值。

由于在这种情况下,我们能够通过从应付账款发票中复制物料来创建贷项凭证,因此系统将找到过账发票所使用的相同科目,并将负值过账给这些科目。

但在某些情况下,可能无法将物料从发票复制到贷项凭证。例如,如果贷方是针对价格差额,而不是退还物料,或者贷方参考已付的应付账款发票,您便无法执行上述操作。

不减少库存的贷项凭证

还有一种不减少库存科目即可创建贷项凭证的方法。

供应商可能会针对某物料缺失折扣或退还采购款向您提供贷方。

在这种情况下,可选中复选框“无数量过账”。该标识可用于创建仅影响价格的物料型贷项凭证。

例如,科目为 100 的供应商发票缺失了 10% 的折扣。已为科目 100 创建应付账款发票并全额付款。

当发现问题时,供应商发送了折扣金额为 10 的贷项凭证。

在 SAP Business One 中,使用“无数量过账”复选框创建只记录总账中金额变动而不减少库存数量的贷项凭证。

在有参考或无参考的情况下创建贷项凭证

贷项凭证

用于创建贷项凭证的方法取决于应付账款发票的状态(“未清”或“已结算”)以及贷项凭证是否与特定发票相关。

当您可以识别相关发票且该发票状态为未清时,您可以通过从原始发票复制的方式创建贷项凭证。

  • 贷方必须与单张特定的发票相关。
  • 发票状态必须为未清。
  • 您可以为总计金额或部分金额创建贷项凭证。
  • 全额发票的贷项凭证将冲销原始发票。发票将不再显示为待付款状态。
  • 少于原始发票数量的贷项凭证将减少发票的总应付金额。

如果相关发票已结算或贷方与多张发票相关,则您不可从发票复制。而应当在不参考发票的情况下创建贷项凭证。与以往一样,您可以为全部金额或部分金额创建贷项凭证。当您没有通过从原始发票复制的方式创建贷项凭证时,贷项凭证将减少应付给供应商的总余额。

自版本 8.8 起,对于并非通过从其他凭证中复制的方式创建的应付账款贷项凭证而言,其创建的日记账分录中的价值将基于为退货物料而计算的当前价值。因此,无论何时最好尽量复制发票。

取消

除了创建退货和贷项凭证凭证之外,另一种方法是取消原始凭证。

利用 Business One,您可以取消营销凭证,例如采购收货单或应付账款发票等。

取消营销凭证时,将在每个取消过程中创建新的“取消”凭证。冲销中和已冲销的凭证将自动结算并全部对账。

例如,错误地输入了一份采购收货单。用户取消了该采购收货单,系统将自动创建取消凭证。

采购订单将在取消之后重新打开,并用作创建新采购收货单的基本凭证。

总结

以下为部分要点:

  1. 退货用于退回采购收货单中接收的物料。
  2. 如果您需要全部或部分冲销应付账款发票,则请使用应付账款贷项凭证。
  3. 应付账款贷项凭证和退货凭证可更正数量和价值。
  4. 要创建不影响库存的贷方,请使用无数量过账复选框。
  5. 当贷方与特定发票相关且该发票未清时,参考原始发票创建贷项凭证。
  6. 如果该相关发票已结算,或贷方与多个发票相关,则不参考原始发票创建贷项凭证。

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