SuiteCRM员工离职如何处理账户?

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概述

有时您可能需要停用SuiteCRM实例中的用户帐户,例如当用户不再是公司的员工时。管理员应尽量避免删除离职的用户帐户,以确保所有历史数据保持不变。本文介绍如何将离职的用户帐户标记为“非活动”,以及如何将非活动用户的记录重新分配给另一个SuiteCRM用户。有关管理用户帐户的更多信息,请参阅用户管理文档。

用例

在此示例中,我们将Sally Bronsen的用户帐户设置为“无效”,然后将分配给她的所有记录重新分配给Jim Brennan。

先决条件

您必须是管理员或具有“用户,团队和角色”的管理员和开发人员级别的角色访问权限,才能使用“用户”模块并在用户之间传输记录。

完成步骤

停用用户

当用户不再是您企业的成员时,最好停用它们,而不是删除它们,以使他们的历史数据在SuiteCRM中保持完整。要停用用户,请参考以下与您的实例有关的以下部分之一。   

如何停用用户?

以下步骤涵盖了在SuiteCRM实例中将用户的状态更改为“非活动”:

  1. 导航到管理>用户管理。
  2. 通过单击用户名左侧的铅笔图标,可以打开过时的用户记录的编辑视图。对于此示例,我们将选择“ Sally Bronsen”。
  3. 在用户个人资料部分下,将Sally的状态从“有效”更改为“无效”。
  4. 单击“保存”以保存更改。重新分配对话框将立即出现,提示您重新分配分配给已停用用户的记录。
  5. 在对话框中选择“是”或“否”,具体取决于您是否希望将用户的记录重新分配给另一个用户。 

要重新分配用户的记录,请继续以下部分 。如果您选择不重新分配用户的记录,则该用户帐户将在SuiteCRM中停用,并且其所有记录都将分配给该非活动用户。您可以按照下一步的步骤在稍后的时间重新分配用户的记录部分为好。

对于此示例,我们将选择“是”,然后继续下一部分。

重新分配非活动用户的记录

停用用户时,如果您选择立即重新分配他们的记录,您将被定向到“重新分配记录”页面。或者,您可以随时通过导航至管理>用户管理,然后在用户模块标签的操作菜单中选择“重新分配记录”来访问“重新分配记录”页面。

注意:通过“重新分配记录”重新分配记录不能撤消。

或者,或者与“重新分配记录”实用程序结合使用,您可以选择过滤Sidecar列表视图以显示分配给非活动用户的记录,方法是过滤“状态”字段上的用户列表 ,然后批量更新要分配给活动用户的记录。

使用以下步骤通过SuiteCRM中的“重新分配记录”实用程序重新分配用户的记录:

  1. 在“重新分配记录”页面上,在“来自用户:”下选择已停用的用户的名称。如果您在停用用户后继续进行重新分配过程,则会自动为该用户填充。
  2. 在“至用户:”下的下拉列表中,选择要为其分配记录的用户的名称。在此示例中,我们将记录重新分配给Jim Brennan。
  3. 在“将团队设置为:”下,选择要分配记录的默认团队。在此示例中,我们将选择“全球”团队。您选择的团队应该是“ To User”所属的团队。
  4. 在“要包括在重新分配中的模块:”下,选择要包含在记录重新分配中的模块。
    注意:使用Mac时,按住Command键或使用PC时,按住Control键可以选择多个模块。
  5. 某些模块(例如,呼叫,机会)将显示过滤器选项,使您可以有选择地在模块中重新分配记录。例如,您可能只想重新分配打开的机会记录,而将关闭的机会保留分配给不活动的用户,以保持预测的完整性。如果未选择任何过滤器,或者仅选择了“ -none-”过滤器,那么分配给非活动用户(例如Sally Bronsen)的所有记录都将重新分配给该模块的新用户(例如Jim Brennan)。设置任何所需的过滤器后,单击“下一步”。
  6. 如果您想查看所做更改的详细摘要,请选中“详细输出”复选框。输出将包括已修改记录的链接以及所做更改的摘要。
  7. 如果您希望所做的更改显示在更新记录的更改日志中,使所有相关的工作流基于重新分配而启动,或者希望将分配通知发送到“至”,请在“包括工作流/通知/审核”旁边打勾。用户”。
    注意:这可能需要花费大量时间才能完成,尤其是在处理大量记录时。
  8. 单击“下一步”以处理记录重新分配。

重新分配过程完成后,SuiteCRM将显示为每个模块成功重新分配的记录的摘要。有关在SuiteCRM中重新分配记录的更多信息,请参阅用户管理文档。

总结

现在Sally的用户帐户设置为“非活动”,她不再可以登录到SuiteCRM,并且她的用户帐户不计入您实例的许可用户帐户数。另外,现在将记录重新分配中包括的所有她的记录分配给Jim,并且“团队”字段设置为“全局”。

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