SAP Business One采购物料【ERP 敲黑板】

目标

在本主题结束时,您将能够:

  • 执行采购物料的基本流程步骤
  • 解释每个步骤对库存和会计核算的影响

业务场景

  • 您的公司采购物料以便再次销售。
  • 您维护一些物料的最低库存水平。
  • 当库存较少时,您使用四个步骤的采购流程重新订购物料:
    1. 采购订单
    2. 采购收货单
    3. 应付账款发票
    4. 付款

在此业务示例中,请假设您的公司采购物料以便转售。您维护一些物料(例如打印机)的最低库存水平。当这些物料库存较少时,您使用包含四个步骤的采购流程重新订购物料:采购订单、采购收货单、应付账款发票和向供应商付款。

流程概览

流程概览
  • 为满足常规客户订单,需要 15 台打印机作为最低库存。
  • 当库存过低时,将利用采购订单开始采购流程。
  • 在供应商交付打印机时,创建采购收货单。
  • 检查物料后,可创建应付账款发票。
  • 应付账款发票将触发向供应商付款。

采购订单 (PO)

  • 采购订单代表买方和卖方之间的商业凭证。
  • 它包含双方协定的数量和价格
  • 之后,采购订单数据将自动复制到凭证中。
  • 不会出现基于价值的会计核算更改
  • 在库存报表中显示订单数量

采购订单是指买方向卖方发出的一种商业凭证,其中指定了卖方将向买方提供的物料或服务。采购订单包括双方针对所列产品协定的数量和价格。

如何使用采购订单中存储的信息?通常情况下,公司收到货物后,会在对发票进行付款前将采购订单与装箱单和供应商发票进行比对。在 SAP Business One 中,这是自动流程:采购订单可以链接到采购收货单(其中显示装箱单信息),随后可以链接到应付账款发票(其中包含供应商发票的信息)。通过这种自动化操作可保证在整个流程中始终保存信息,同时也保证了信息的一致性。无论何时,您都无需再次输入数据。

在 SAP Business One 中添加采购订单时,基于价值的会计核算不会发生变化。但在库存管理中会列出订单数量。您可以在各种报表和窗口(如库存状态报表和“物料主数据”窗口)中查看订单上的物料和数量。显然,实时访问此类信息对优化公司的采购和库存管理业务流程具有极其重要的作用。

采购订单的影响

  • 库存中有 10 台打印机
  • 我们又向供应商订购了 5 台
  • 这 5 台打印机在库存报表中显示为“已订购”
  • 可承诺量将变成 15 台
  • 但实际上库存中只有 10 台

采购订单中的地址

地址

在采购订单中输入两个重要的地址:运达地址和收款地址,因此,了解它们在采购流程中的使用方式十分重要。

收货地址指示您希望供应商将您所采购的物料运达的地址。可以根据您的设置从两个地点中选择缺省的收货地址。

对于物料型采购凭证,您可以通过设置系统使其在凭证第一行中将公司地址或仓库地址作为缺省值。

要将缺省值设置为仓库地址,则需要标记“凭证设置”中的复选框“使用仓库地址”。如果未标记该复选框,则缺省地址将为公司地址。

针对服务行,没有选择任何仓库。因此,服务型采购凭证中的缺省收货地址始终为公司地址。

采购订单中的另一重要地址是收款地址。收款地址显示在“物流”标签的下方,并且在缺省情况下,均来自于供应商业务伙伴主数据记录。请始终确保针对特定采购的付款地址正确无误,因为此信息会在签发付款时打印在支票上。

当然,可以根据需要在采购凭证内覆盖地址。 

采购收货单

  • 在收货时创建采购收货单
  • 直接创建或从现有采购订单中构建
  • 将采购收货单数据与供应商装运凭证相匹配。
  • 采购收货单触发库存和会计交易

当您收到来自供应商的货物后,将创建采购收货单。在大部分公司中,由仓库人员或负责收货的办公人员执行采购收货单。如果在采购服务时使用采购收货单,该凭证通常由接受服务的个人签发。

可以通过在模块菜单中选择凭证名称来直接创建采购收货单,也可以根据现有采购订单进行构建。如果根据现有采购订单创建采购收货单,则可以复制该采购订单中包含的所有数据,或使用拟定凭证向导来选择要从一份或更多现有采购订单中复制的数据。即使从现有采购订单中复制所有数据,您仍可在过账(添加)该凭证前调整数量、价格、日期、供应商和物料信息。

无论采取何种方式创建采购收货单,采购收货单中的数据和物料附带的供应商装运凭证(装箱单)均应保持一致,这是因为供应商凭证中的详细信息具有法律约束力。如果基本采购订单数据和供应商装运凭证之间出现任何不一致,那么您应在过账采购收货单之前与供应商一起解决这些问题。

采购收货单中的数量和价格必需与供应商装运凭证一致。与采购订单不同,采购收货单在添加到 SAP Business One 之后便无法修改,这是因为它会同时触发库存交易和(在使用永续盘存时)会计交易。要修正错误的采购收货单,您只能取消该凭证,然后创建新的采购收货单。

采购凭证互相关联。通常,采购订单会变成记录供应商交货的采购收货单,并且最终在收到供应商的账单后变成应付账款发票。

复制

复制

未清物料清单

“未清物料清单”是一种非常有用的报表,可用于监控和管理未清采购订单以及未清采购收货单等未清营销凭证。

仅选择您希望查看的凭证类型。您不仅可以选择未清采购和销售凭证,还可以选择未清生产订单、库存转储请求和库存盘点凭证。

此报表特别适用于查找要处理的凭证。通常,根据现有凭证创建另一凭证的第一步是查找您要使用的基本凭证。例如,货物可能会送到仓库,因而需要输入一张采购收货单。如何查找相关的采购订单?未清物料清单可用于快速查找凭证。

然后,您可以选择相关的采购订单,并通过单击“复制到”按钮创建采购收货单。通过这种方式构建凭证后,所有相关信息都会从基本凭证复制到新凭证中,从而减少数据输入的时间和错误。

采购收货单的影响  

影响

将采购收货单添加到系统中后,会产生以下结果:

  • 完全复制凭证后,便无法更改采购订单(基本凭证)。
  • 如果您正在运行永续盘存,则采购收货单会创建一个日记账分录,以增加库存价值。
  • 针对由移动平均或先进先出评估方法控制的物料,系统会更新库存中的存货数量,并根据凭证中使用的采购价格更新单位成本。
  • 在采购订单凭证中,已部分交付或全部交付的物料以浅灰色显示。在收到所有物料后,采购订单的状态将更改为“已关闭”。

采购中的存货更改

库存状态
  • 可以使用报表库存状态来分析一个或多个选定物料的库存情况。
  • 还可以在“库存数据”标签页的物料主数据中查看库存状态。
    • “存货量”列将显示物料的当前存货水平。
    • “承诺量”列将显示为客户和内部使用预留的物料库存。针对内部使用预留的库存是指基于现有生产订单的物料清单用于成品的物料数量。
    • “订购量”列显示从外部供应商订购的数量与现正生产并在特定日期前入库的数量之和。
    • 物料的可用量等于存货量 – 承诺量 + 订购量。
  • 如图所示,采购订单将增加订购的数量,因此也会增加可提供给客户的数量。
  • 如果采购收货单是通过参考采购订单创建的,则它将增加存货量,并减少订购量。
  • 只要应付账款发票参考采购收货单,就不会影响库存水平。

应付账款发票

当您从供应商处收到发票时,应付账款发票将输入到 SAP Business One 中。该凭证将用于触发向供应商付款。

您可以通过选择模块菜单中的凭证名称,或者根据一份或多份采购订单或采购收货单来创建您的应付账款发票。如果您根据一份或多份现有采购凭证创建应付账款发票,则可以复制基本凭证中包含的所有数据,或者使用拟订凭证向导来选择要从一份或多份现有采购订单或采购收货单中复制的数据。即使您从现有采购凭证中复制了所有数据,仍可以在过账凭证前,调整数量、价格和其他信息。

已过账的应付账款发票将在总账中生成分录,并使用应向供应商支付的金额更新供应商科目。

让我们回到业务示例:

我们之前向供应商订购了 5 台打印机,并且均已到货。

现在,我们从供应商处收到了 5 台打印机的发票。

输入应付账款发票,以反映该供应商发票。 

SAP Business One 中的应付账款发票成为向供应商付款的依据。

应付账款发票的影响

应付账款

一旦在系统中创建了应付账款发票,就会产生以下结果:

  1. 采购收货单会较早增加库存价值。仅当不存在采购收货单时,才会在输入应付账款发票时更新库存价值。
  2. 应付账款发票会创建日记账分录以更新供应商余额,进而显示应付金额。
  3. 一旦将应付账款发票添加到系统中后,便无法更改发票中会影响日记账分录的任何内容。
  4. 在采购收货单上,已经部分或全部开票的物料以浅灰色显示。如果发票是针对采购收货单上的全部数量,则采购收货单状态将更改为“已关闭”。

付款处理

输入应付账款发票后,“采购 – 应付账款”流程中的最后一步是触发向供应商付款。

您可以为下列付款方式创建付款凭证:现金、支票、信用卡、银行转账或(在某些本地化版本中)汇票。

添加付款之后,即会创建相应的日记账分录。该日记账分录将扣除供应商的余额。

在创建付款以部分或完全清算特定的凭证或交易时,系统会自动进行内部对账。

通过付款向导,可一次创建多个付款。付款向导运行处理未完全支付、贷记或对账的应付账款及应收账款凭证和交易,以及未对账/分配的科目付款。

无论是单独创建还是使用付款向导创建付款,均可对发票进行部分付款。

付款处理被认为是 SAP Business One 中“收付款业务模块”的一部分。

让我们回到业务示例。

  • 我们向供应商订购了 5 台打印机并已到货,现在我们欠供应商 5 台打印机的货款。
  • 收到供应商的发票后,我们输入了所欠金额的应付账款发票。
  • 现在,要根据该供应商的付款条件创建付款。
  • 输入付款之后,系统将触发向供应商付款,并创建日记账分录以记录付款。
  • 该日记账分录将减少现金,并减少应向供应商支付的金额。

总结

以下为部分要点:

  1. 采购订单 (PO) 将指定给供应商您希望采购的物料或服务,以及双方议定的数量和价格。
  2. 在采购订单的会计核算中,没有过账基于价值的更改。但在库存管理中会列出订单数量。
  3. 采购收货单表明供应商的交货。
  4. 输入采购收货单后,系统将货物入库并更新数量。如果公司运行永续盘存系统,则 SAP Business One 会创建相关库存过账。
  5. 应付账款发票包含供应商的发票信息并设置付款。过账采购发票之后,系统将在会计核算中更新供应商科目。
  6. 采购流程的最后一步是付款。

SAP Business One 业务咨询:

  • 手机:180-1350-7916
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