如何项目管理+实施步骤

复杂和重要的项目最好通过强大的项目管理来解决。有了一个好的项目管理计划,每个人都会知道该做什么、他们的日程安排以及何时交付,以最大限度地提高效率和及时性。

您需要知道如何制定项目管理计划并有效地实施它,以最大限度地利用项目管理。让我们来看看在为下一个重大项目制定项目管理计划时应该使用的一些关键项目管理步骤。

项目管理
项目管理

制定项目管理计划的重要性

简而言之,您需要知道如何制定项目管理计划,以便有效地实施良好的项目管理。

“项目管理”本质上是概述、理解和指导您的团队完成完成复杂项目所需步骤的过程。例如,如果您需要为客户甚至您自己的企业构思、计划、安排和实施大型营销活动,良好的项目管理将帮助您实现目标。

优秀的项目管理将帮助您:

  • 省钱,因为您不会花费太多时间或资源来重复步骤
  • 最大限度地提高效率和生产力,因为每个团队成员都知道他们必须做什么以及他们在项目中的角色
  • 按时交付一切。强大的项目管理通常会引导您或您的团队按时、按预算或低于预算交付模块或材料
  • 满足客户和客户的期望,因为大多数以良好的项目管理完成的项目都有更好的整体结果或收益

然而,项目管理不仅仅是一个想法。这是一个过程。对于每个新项目,您可能需要提出不同的项目管理计划或步骤顺序。因此,了解在为即将到来的营销活动或可交付成果制定完美的项目管理计划时应牢记哪些步骤非常重要。

逐步制定项目管理计划

如果您不确定从哪里开始,我们可以提供帮助。让我们来看看如何使用五个关键要素逐步制定项目管理计划。

步骤一:定义关键目标

首先,您需要为即将开展的项目或活动定义关键目标。通过明确定义您的团队需要实现的目标,您将了解:

您需要实现的可交付成果。可交付成果是您需要在特定时间交付给您的客户或客户(或您的品牌)的特定事物、材料或结果

粗略估计完成工作所需的材料和人员。例如,如果您知道您需要制作 X 条广告,您就会自动知道您需要雇用或指派一定数量的平面设计师、营销人员等。一旦您知道这一点,您就可以开始将人员添加到您的CRM 软件。

目标是为了实现什么。这可以说是规划项目管理顺序的重要部分。每个目标都应该对您的品牌有具体的好处或目的。如果没有,那么一开始就可能不是一个值得追求的目标

从您需要实现的目标开始,然后从那里开始。 

步骤二:确定重要的利益相关者

项目的重要利益相关者是那些将直接包含在项目中或受项目影响的人。这些人可以包括董事会成员、客户或任何其他人数。

确定这些利益相关者非常重要,这样您就可以在必要时获得他们的意见,这样您就可以保证即将进行的项目将完成他们的需要。

同时,确保您了解您的利益相关者将要求您的公司遵守的合规指南和法规。将确保您的公司遵守法规,无论它们是什么或它们可能影响什么。 

设置 CRM 软件和其他关键工具

如果您没有完成工作的工具,那么您对即将到来的项目或任务列表的计划再好也无济于事。这就是 CRM 或客户关系管理软件的用武之地。


正确的 CRM 软件,如 SuiteCRM ,可为您的团队提供成功所需的所有数字工具,包括:

  • 一个可访问的仪表板,每个人都可以在其中查看进度更新、要完成的任务等。
  • 客户列表,包括联系方式、个人笔记等。
  • 每个客户或潜在客户的状态和附属销售人员的细目分类

顾名思义,客户关系管理软件(CRM)可帮助您的销售人员或营销团队管理客户关系。对于依赖于获取和保留高质量、长期客户的企业而言,CRM 软件是一个非常重要的工具。

当您获得用于制定项目计划和行动的关键工具时,请记住确保每个工具都能与其他工具很好地集成。您完整的技术堆栈将包括您的每个数字工具——例如,确保您的 CRM 软件与您的财务软件配合良好,反之亦然。

步骤三:确定任务和里程碑

接下来,是时候确定即将开展的项目的关键任务和里程碑了。即使是最简单的项目也常常受益于将他们的需求分解成可管理的块或小块。

确定任务和里程碑是有益的,因为:

  • 它使您能够将团队成员分配给特定目标,防止团队重叠
  • 它使更大的项目感觉更易于管理和实现。如果您正在尝试为您的品牌做一些重要的事情并且项目的结果有很多依赖,那么这一点尤其重要

概述里程碑更为重要,因为它可以帮助您的团队在项目继续进行时保持积极性。在达到每个里程碑后,考虑奖励您的团队或表扬他们迄今为止的表现。

在分解里程碑时,请确保您还计划了将用于实现项目管理目标的资源和平台。例如,确保您使用的任何文件传输服务都具有重要的安全功能,例如 TLS 1.2 和 AES-256 加密。

这将确保您通过 Internet 发送的任何数字资料都是安全的。同样,如果您计划使用云计算提供商来促进项目开发或其他任务,请确定您将使用哪个云计算提供商。 

阿里云、腾讯云、华为云 等都是您可以根据预算和特定需求使用的云提供商示例。提前弄清楚您使用的材料和工具也将帮助您的团队了解当他们全力以赴开始工作时会发生什么。

阿里云aliyun
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步骤四:制定时间表

一旦您概述了您的可交付成果、利益相关者以及关键任务和里程碑,您需要安排每个人和所有材料。良好的进度表是任何项目管理计划的重要组成部分。

时间表应包括:

  • 分配给每个模块或任务组的所有角色、职责和团队成员的细目分类
  • 材料分配和使用的书面记录。每个团队都应该拥有成功所需的东西并保持工作流程的发展

每个主要里程碑或整个项目的一部分的截止日期。这是进度表中重要的部分,因为它将允许您根据需要重新分配人员或材料。通常,重要的截止日期应该首先被要求,但请记住,任何延迟都会影响整个项目的总体截止日期

您的 CRM 软件很可能可以帮助您做到这一点。将团队成员的日程安排和截止日期输入同一个共享软件平台,团队中的每个人都会互相负责。

步骤五:风险计划

没有项目可以 100% 免受风险或问题的影响。因此,一个好的项目管理计划将从一开始就纳入风险管理和缓解措施。

您应该计划风险,例如:

  • 供应链中断,随时可能影响您的品牌(如 COVID-19 大流行期间所见)
  • 人员中断。例如,如果您的一名主要团队成员遇到家庭紧急情况并且不得不离开项目一段时间,该怎么办?

改变利益相关者的期望。有时,董事会成员或其他主要利益相关者可能会改变他们想要的东西,需要您根据需要加紧调整项目计划

即使是经验丰富的项目经理,这些风险也可能令人恐惧和担忧。但是,如果您提前为它们做好计划,您将能够直面这些挑战,并将它们对您的项目和效率的影响降到最低。

结论

最终,上述五个项目管理步骤将帮助您以前所未有的方式处理大型项目。通过在整个企业中理解和使用良好的项目管理顺序,无论您的团队中有多少人在工作,也无论即将进行的项目看起来多么复杂,您的品牌都将做好准备迎接任何挑战。

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