我们来看看Excel与 CRM 软件相比,哪个更适合您的销售团队

电子表格Excel,无论如何评价,它都是我们日常办公不可或缺的一部分。然而,从中小企业到中大型企业来说,越来越多的人其实单单Excel是无法满足他们的需求的。

那么为什么这么多小企业依赖电子表格 Excel 进行客户关系管理呢?您的客户数据库是一种宝贵的资源,因此令人费解的是看到这么多企业将客户管理寄托于Excel。

让我们探索专用 SaaS CRM 平台相对于使用电子表格 Excel 的众多好处,以及 CRM 如何真正帮助销售人员在他们的业务中表现出色。

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一、效率和生产力

1.1客户每个阶段的情况

当您的所有联系人都保存在电子表格“数据库”中时,您别无选择,只能查看整个当前工作表。没有办法挑出并专注于特定记录,当您在高压销售电话中时,这可能会非常分散您的注意力。

然而 CRM 以很直观的视图显示客户信息,因此当您与每个潜在客户交谈时,您可以专注于他们并且只关注他们。

1.2整合!

客户关系不仅仅是保存静态联系数据。您需要与潜在客户积极互动,并及时安排跟进和沟通。但是你不能从电子表格 Excel 中做到这一点。如果您确实想安排通话或给某人发送电子邮件,则必须打开电子邮件或日历应用程序并单独执行该操作。 但工具的不但切换对效率有巨大影响。

只有将所有与客户跟进相关的工具集成在一起,才可以解决上面的问题。

电子表格 Excel 并没有与任何工具集成,但 CRM 旨在与其他生产力工具配合使用。大多数将与 Google 或Microsoft 365等日历工具同步,因此预定的跟进和沟通不太可能被忽略。许多允许您直接从该联系人的记录屏幕向潜在客户发送电子邮件。一些 CRM 甚至与会计软件和呼叫功能集成,以创建一个完全全面、同步的业务生态系统。

1.3协作

销售就是战略。当您制定新的战略攻击计划时,您的销售团队需要完全协调、同步并在同一页面上——步调一致。您还需要衡量任何策略的进展和成功,监控重要的 KPI,以便在需要时进行修正。

在执行精确的策略时,协调和问责至关重要。但是在电子表格 Excel 上,很容易忘记谁在做什么、什么时候做以及为什么做。另一方面,使用 CRM,每个代表的操作都与其登录相关联,因此您可以轻松查看哪些潜在客户分配给了哪个团队成员;谁在什么时候采取了什么行动;查看数据库修改历史;甚至委派任务。

二、管道管理

2.1更好地可视化销售流程

您的销售团队需要从根本上了解销售渠道的各个阶段。我们中的许多人将其视为销售“漏斗”。然而,当你拥有一个像电子表格这样的完全文本系统时,你很容易忽视买家的旅程,反过来,每个潜在客户离购买的距离有多近。

CRM 在可视化销售渠道方面表现出色。可视化小部件和报告(例如我们的销售漏斗仪表板小部件和即将推出的看板功能)让您的销售代表可以一目了然地随时了解他们的潜在客户与销售的接近程度。这可以帮助他们发现巨大潜力的商业机会。

CRM 在可视化销售渠道方面表现出色
CRM 在可视化销售渠道方面表现出色

2.2深入、按时间顺序记录保存

除了简单的“联系人”功能和一些数字运算之外,您可以使用电子表格 Excel 做很多事情。另一方面,CRM 允许您保留与每个潜在客户的所有互动的深入、按时间顺序记录。

您的平均 CRM 潜在客户记录包含他们所有的联系数据;电子邮件和对话的时间表;有关即将进行的任务和沟通的信息;附加的文件; 当前的销售机会;之前的报价和订单历史;以及更多取决于您使用的平台。尝试在电子表格上完成所有这些操作!

使用联系人的平面电子表格数据库,您将失去对话或关系的微妙之处。然而,当您的销售代表拥有双方所有互动的历史记录时,他们就会对这种关系有更丰富、更深入的了解,这可以帮助他们赢得更多业务。

2.3聚焦销售改进

CRM 工具可让您深入了解在电子表格上难以实现的销售渠道。当您可以准确地看到潜在客户如何通过您的销售渠道流动时,您就可以开始看到可以改进的地方。

是否有一个特定的阶段会导致不成比例的潜在客户退出?还是潜在客户似乎花费大量时间的阶段?您团队的不同成员是否更擅长处理销售流程的不同阶段或不同类型的客户?建立这样的趋势可以帮助您批判性地评估您的销售渠道并实施积极的变革。

三、数据管理

3.1数据的导入和导出

数据导入可能是一项真正的苦差事。既费时又单调,而且容易出错。根据您使用的电子表格类型,很难在电子表格上自动输入数据(尽管使用Google Sheets和 Zapier 之类的工具并非不可能)。

然而,许多 CRM 具有自动数据输入功能——从名片扫描功能到地址簿同步。

使用电子表格 Excel 进行批量编辑也很麻烦。CRM编辑功能往往更加流畅。

数据的导入和导出
数据的导入和导出

3.2CRM 专为数据安全而构建

随着 GDPR现在真正全面展开,企业需要密切关注他们持有的数据的机密性和技术安全性。 

电子表格只是驱动器或服务器上的文件,可以轻松访问、修改、删除或窃取。一个不起眼的电子表格可能会在一次网络攻击或技术故障中完全消失。如果销售人员要离开您的组织,他们将您的整个潜在客户电子表格的副本带给新的竞争雇主会相对容易。这些情况可能会让您对数据保护损害承担责任,并使您的潜在数据落入坏人之手。

另一方面,客户关系管理软件允许分发不同级别的权限,并允许在需要时撤销用户访问权限。

3.3多版本问题

当您将所有客户数据保存在一个文件中时,保持该文件的有效备份至关重要。但是管理这样一个重要文件的多个版本可能会让人感到困惑,尤其是当您处理一个被传递的物理文件而不是一个云表时。

您如何确定每个人在任何一天都在修改文件的最新版本?如果该文件被感染或部分加密,会发生什么情况?或者如果最新版本在一台突然出现故障的机器上?如果可以访问该文件的云帐户遭到入侵?

使用基于云的 CRM 可以完全避开这些问题。

3.4更多数据=好,慢数据=坏

我们都希望在我们的数据库中有更多潜在客户,但随着电子表格变得越来越大,它们变得耗时且使用起来很麻烦。大文件需要很长时间才能加载;处理简单的“查找”功能会占用宝贵的生产时间;运行关于大量数据的报告可能会导致您的计算机突然停止运行。

但这不仅仅是进入文件的位和字节数可能是一个问题。不同的电子表格格式也有限制。您不太可能达到Google Sheets 的 500 万个单元格上限或Excel 的 32,767 个字符单元格限制,但是一旦数据库开始变得足够笨拙,可能是时候寻找专用数据处理系统了。

CRM 具有令人难以置信的可扩展性,处理 3,000,000 条潜在客户记录与处理 30 条记录一样顺畅。许多云 CRM(以及许多一般的SaaS 工具)都非常模块化,具有不同的定价范围和可选的付费功能,随着需求的增长与您的公司一起发展。

四、报告

4.1图表型销售报告

如果您曾经不得不从庞大、繁琐的电子表格 Excel 中提取特定数据,那么您就会了解处理VLOOKUPS和数据透视表的困境。然而,许多 CRM 包含综合报告工具,可以比较您喜欢的任何两个或多个领域;通常无需接触一小段代码或费力地弄乱公式。

此外,当运行关于电子表格数据的报告时,一个错误的举动可能会永久改变其中保存的基本数据。然而,CRM 报告工具允许您动态地对数据进行切片和切块,以发现模糊的趋势和相关性——所有这些都无需担心影响基础数据。

事实上,Really Simple Systems 直接提供了许多常用的报告,因此您可能根本不需要设置任何报告!

4.2密切关注业务跟进

因为每个 CRM 用户的操作都被记录下来,所以很容易跟踪每个销售代表的表现。这允许进行充分知情的绩效评估、个人目标设定,并提供关键的团队范围的问责制和洞察力。在电子表格上几乎不可能的事情。

总结

很明显,CRM 确实可以帮助您的销售人员发挥最佳表现。CRM 工具可节省时间、提高注意力、提高生产力、协助制定销售策略、确保数据安全并允许进行深入报告。

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