采购不仅仅是订购一批铅笔和纸夹、然后付款那样简单。
实际上，采购是一个能够确保所需物料随时随地以稳定流方式进入公司的流程。作为一款全面集成的端到端业务管理应用程序，SAP Business One 可以帮助您运行整个采购流程，以采购订单开始，继而处理其余采购凭证。SAP Business One 自动收集每个步骤的相关信息，以便您始终能够掌握公司的库存情况和最新的财务状况。
实时视图可帮助您提前发现可能短缺的库存。精确的历史记录信息可跟踪哪些供应商始终满足您的需求。
下图显示了货物或服务在订购、接收和付款方面的四个基本流程。
一、采购订单
采购订单 (PO) 是您提供给供应商的凭证，其中指定了您要采购的物料或服务，以及双方议定的数量和价格。它代表您从供应商处采购物料的承诺。
二、采购收货单
采购收货单是表明供应商向公司交货的凭证。它用来更新库存数量和价值。
三、应付账款和发票
应付账款发票（或应付账款凭单）是指为请求向供应商付款而通过应付账款将供应商发票信息输入到的凭证。
四、付款
付款是指启动向供应商账户付款的凭证。通常有四种付款方式：现金、支票、信用卡和银行转账。此外，还有一些其他国家特定的付款方式。在 SAP Business One 中，可通过银行业务模块访问与处理付款相关的功能和报告。