SuiteCRM审批流程设置(Approval Process 插件)

通常在客户管理业务中,您需要领导层对某些记录和请求进行多级批准。原生的SuiteCRM无法满足审批流程这一需求,对于审批流程不是很复杂,以及要求不高的企业,可以使用系统自带的工作流来完成。但是如果对审批流程要求复杂,建议看一下下面的插件,SuiteCRM 的审批流程插件通过自动化整个审批流程简化了这项任务。

一、在 SuiteCRM 中自动化您的审批流程

通常在业务中,您需要领导层对某些申请进行多级批准。公司内部的审批流程是标准化的,以规定应如何审批发起的申请。原有的系统无法支持审批功能,只能相应的领导层进入自己的账号对对应的数据进行核实。此外,这些过程缓慢、低效,并且由于沟通不畅或要处理大量记录而导致延迟。

尽管大多数组织现在开始采用审批流程,但他们仍未积极实现这些流程的自动化,这可能会导致生产力和问责制下降。审批流程对于组织来说非常重要,因为它们是一种强大的机制,可以控制需要作为业务流程的一部分完成的内部流程。

二、怎么运行的

SuiteCRM 的审批流程插件简化并自动化了整个审批流程。它使用户能够批准/拒绝管理员设置的记录,方法是指定发送记录以供批准所依据的标准,设置多个级别的批准,并为每个级别分配一个批准人。您还可以设置在批准和拒绝时执行的操作。

SuiteCRM 的审批流程插件
SuiteCRM 的审批流程插件

1.设置审批流程

审批流程会自动处理记录在 SuiteCRM 中的审批方式。批准流程指定批准的每个步骤,包括向谁请求批准以及在流程的每个点做什么。可以为任何模块设置流程,以及多个规则/条件和用户批准的顺序。批准过程可以在满足记录创建记录更新的规则条件时触发。

审批程序
审批程序

2.批准请求列表

在繁忙的用户日程中,有一大堆工作需要处理,用户不会错过任何批准请求,因为他们会收到批准电子邮件通知以及来自 CRM 的批准作业列表视图和仪表板。批准请求通知收件人已提交记录供他们批准。记录列表显示了所有状态的数据,从Pending、Submitted、Approved、Rejected等。用户可以过滤列表以显示所有处于pending状态的审批作业,需要他注意。

所有审批单状态
所有审批单状态

3.回复锁定的记录

当条件与审批流程匹配时,记录将被锁定,无法编辑。来自 SuiteCRM 界面、脚本或 API 的任何进一步更新或编辑都将被忽略。该过程将向批准人发送通知。从列表视图或仪表板中,用户可以识别正在寻求他批准的记录。用户可以直接跳转到记录的详细视图进行响应。

审批意见
审批意见

4.批准请求电子邮件通知

创建批准请求并将其分配给批准人后,它会自动发送电子邮件通知,其中包含所有必要信息以及指向 CRM 中记录的链接。Approval 在其生命周期中从被批准或被拒绝的过程中,一个接一个地经过许多批准者,它不仅发送分配通知电子邮件,而且有多个选项来设置 Actions on Approval 和 Actions on Rejection通知。其中一些是发送给请求者的电子邮件、发送给其他收件人的电子邮件、发送给(请求者、请求者的经理、每个已批准的人)的拒绝电子邮件和批准电子邮件。

电子邮件通知
电子邮件通知

5.响应审批请求

用户可以直接从记录的详细信息视图或批准作业视图进行响应。在详细视图中,审批人将有一个响应按钮以及同一记录的其他审批人列表。用户可以通过ApproveRejectDelegate it to other users 的操作来响应记录,并在描述字段中提供额外信息,当您单击任何操作时,该字段将弹出。如果任何用户拒绝该记录,所有其他剩余的请求都将无效。

审批请求
审批请求

关于我们

TMC 是位于中国的 SuiteCRM 咨询、实施、培训和定制服务的优秀供应商。我们不断努力提供好的 SuiteCRM 开发服务,帮助您的企业发展竞争优势。我们当中有一些优秀的 SuiteCRM 开发人员,他们在 SugarCRM 方面拥有超过 10 年的单独经验,他们可以帮助您简化业务流程并减少运营开销。我们的服务不仅具有成本效益,而且在质量方面也是较好的。

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