odoo13实战篇——整套odoo案例操作流程示范

Odoo ERP 咨询购买,300元/月,全功能

Odoo ERP可满足贵公司的一切应用需求,例如,企业基本的进销存、采购、销售、MRP生产制造、品保质量保障、企业招聘、员工合同、休假、午餐管理、内部论坛、车队管理、内部聊天IM沟通、客诉追溯管理、CRM客户关系管理、VOIP、E-Shop电子商务、网店、企业官方网站,财务会计、银行对账、资产管理、HR工资管理、预算管理、WMS仓库库存管理、POS街边小摊、社区商店、项目管理、条码、PLM等等等。

在本章, 我们从一个空白的数据库开始,模拟一个真实的案例,测试采购至销售的常规流程,进而熟悉 Odoo。一个带有演示数据的数据库对理解 Odoo 的通用功能很有用,但确认 Odoo 能否满足自己公司的需求,就需要从一个空白的数据库开始。

你将创建一个真实的案例,它包括以下步骤:

  • 1)指定一个真实的案例
  • 2)描述需要的功能
  • 3)为系统设置必须的模块
  • 4)输入必须的基础数据
  • 5)用你的数据库测试系统

这个案例被设置得非常简单,其目的是为更复杂的实际应用提供一个基础。

1、演示案例

设置系统来完成:

  • >> 从供应商处采购产品
  • >> 产品入库
  • >> 销售产品给顾客

财务系统支持所有的发票、供应商的应付账款、客户的应收账款。

2、基础设置

完成这个商业案例,你至少需要下列数据:

  • >> 供应商
  • >> 客户
  • >> 产品
  • >> 发货仓库
  • >> 采购订单
  • >> 销售订单
  • >> 应收科目
  • >> 应付科目

3、创建数据库

从登录界面点击“数据库管理”来创建不包含演示数据的数据库,详细信息请参照1.4.1。

创建odoo数据库
创建odoo数据库

注意事项:不要选中“装入演示数据”检查框(Load Demonstration data),因为我们要创建的是一个空白数据库,而不是演示数据库,这一步非常重要,很多人都在此出了问题.

odoo空数据库创建成功
odoo空数据库创建成功
选择刚创建的odoo数据库登录
选择刚创建的odoo数据库登录

3.1  登录后的界面

当你连接到Odoo时, 最上面右侧的工具栏显示了当前登录的用户姓名。 现在应该显示“Administrator”(注意不是登录的账户名,你现在的账户名为“admin”)

登陆后,Odoo默认显示收件箱。你可以在用户窗体的主页动作中改变登陆后默认显示的应用。一般情况下,系统每一个用户的主页将显示一个仪表板, 它被设计为显示工作指示和与用户所在公司的职位相关的重要和急待处理的文件。

3.1.1  仪表版设置

管理员能为每个用户设置欢迎页面和主菜单,以满足不同角色的需求。为使用仪表板功能,你需要安装“仪表板board”模块。

安装odoo仪表板应用模块
安装odoo仪表板应用模块

对于每个用户经常使用的窗体,可以通过点击窗体上部的“收藏”下拉单中的“添加到仪表板”,输入此窗体的标签,最后点击“添加”按钮,来将这个窗体添加到用户自己的仪表板中,然后通过主菜单“仪表板”就可以快速访问它们了。

使用主菜单“仪表板”可以修改仪表版的设置。你可以更改布局或删除里面的窗体。

3.1.2  设置用户登录后的默认显示仪表板

你可以在用户窗体中通过设置“首选项”选项卡中的“主页动作”来设置用户登录后自动打开的窗体,比如仪表板。

设置odoo登录默认页面为仪表板
设置odoo登录默认页面为仪表板

3.3.2  首选项和公司基本信息的设置

3.2.1  设置首选项

点击窗体右上角部分的下拉菜单,如下图所示。

odoo更改个人资料
odoo更改个人资料

1)点击“首选项”,将得到一个对话框,在那里可以更改密码、设置时区、语言、电子邮件地址和签名等:

  • 1)语言选择:“Chinese(CN)/简体中文”
  • 2)时区:Asia/Shanghai

注:多国家和多时区,如果你有用户在不同的国家,那么它们可以设置他们自己的时区。这样时间将按照用户本地的设置来调整显示。如果你有一个团队在印度,一个团队在英格兰,则时间将被自动转化。如果一个印度雇员将她的工作时间设置为 9 点到 6 点,这个时间将被转化并保存在服务器的时区中。当一个英格兰用户想和这个印度用户召开一个会议的时候,这个印度用户的工作时间将被转换成英格兰时间。

2)如果用户选项中的时区和浏览器的时区不一致,在时区后面会显示“红色”图标。

3)“更改密码”链接用于更改密码,在密码改变后,系统将自动注销,你需要输入新的密码来重新登录。

4)邮件字段被用来存放当前用户缺省的电子邮件地址,请务必输入此地址,否则在后续保存涉及到消息和邮件的文档时会提示错误:

5)“签名”字段可以设置该用户在报表中的签名。

3.2.2  注销

点击下拉菜单中的“注销”将使你退回到最初的登录页面。在那里,你可以登录进另外一个数据库,或用不同的用户账号进同一个数据库。

3.2.3  设置公司信息

省…

3.3.3  开发者模式

省…

4、安装模块并汉化

所有功能都由 Odoo 的各种模块提供,在本章,我们需要用到下面的模块。

  • >> 销售 管理
  • >> 开票 管理
  • >> 库存 管理
  • >> 采购 管理
  • >> 联系人 管理

这四个模块为常用模块,请首先参照《1.5.3 Odoo自带模块的安装》一节,通过菜单“常用模块→常用模块”,建议首先安装“会计与财务”模块,并按照1.5.3一节的介绍设置好会计科目表。然后再安装其它模块。安装上述模块后,部分菜单可能为英文,你应该点击菜单“设置→翻译→加载翻译”,然后重启Odoo服务。

ODOO13中安装会计与财务应用模块,只需要你在应用中找到“开票”应用安装即可,安装过程中系统会默认再安装必要的其他模块!

安装开票应用
安装开票应用

注意:点击安装“开票”,当开票安装完成后,系统会自动安装“中国-会计”、“中国-小企业会计准则”、“中国-标准会计准则”。

与开票应用同时被安装上的模块
与开票应用同时被安装上的模块

这样,你就得到了一个能实现本章需求的最小系统。如下图:

备注:“讨论”应用是安装其他应用时,默认安装上去的,并不是我们故意点击安装此模块!另外,如果我们去掉筛选项“应用”,你会发现其他被安装了更多的模块,现在应为不符合应用的特性,所以没有显示出来!

odoo中安装的几个应用
odoo中安装的几个应用

5、数据库设置

下面我们来创建这个案例中需要的所有元素。

5.1  设置和新建用户

因为在创建数据库时如果未包含演示数据,现在只包含Administrator这个管理员用户。当你以admin用户名登录时,你可以设置用户的权限。

点击菜单“设置→用户→用户”,你会看到用户名“Administrator”会显示在用户列表里。

点击“Administrator”名称可以打开一个关于此用户的只读信息窗体。点击“访问权限”选项卡,在应用程序栏可看到此用户“Administrator”所属的组。它是系统管理组的成员,其属性为“设置”。

设置odoo用户访问权限
设置odoo用户访问权限

为了方便以后的操作,我们先来激活开发者模式。

注:组和用户:用户和组被用来定义文件的存取权限,用来解决“谁对什么有什么权限”的问题。

点击“设置→用户→用户组”,来打开系统中定义的组列表。

点击“系统管理/设置”组的名称,就会打开这个组的特性窗体,其中的“用户”选项卡,显示了属于这个组的用户列表。

通常在 Odoo 中“系统管理/设置”组的用户有通过“设置”菜单来设置模块的权限。在“菜单“选项卡,你可以看到本组可以使用的菜单列表。所有用户都有权限查看的菜单,在这里不显示。

点击“访问权限”选项卡”,可以显示属于这个组的权限(访问规则)的详细信息。如何管理和定义这些访问权限将在《第25章 设置和系统管理》一章中进行详细描述。

设置组权限
设置组权限

为了使更多的用户能使用此 Odoo 系统,你需要新建一些用户,并将他们纳入到预先定义好的组中,以赋予了他们相应的访问权限,你可以使用他们的账户登录,来测试他们的权限。

注:默认的访问权限,在 Odoo 中预先定义很多组。

使用菜单“设置→用户→用户”,来新建用户“库管员小黄”。在“访问权限”选项卡中,我们给这个用户仓库的“管理员”权限。

odoo创建用户
odoo创建用户

为给这个新建用户设置初始密码,你可以在窗体保存后,或在用户列表中勾选“库管员小李”后,从窗体上部的“更改密码“按钮或“动作”按钮的下拉菜单中选择“更改密码”。

在“新密码”字段输入新密码,然后点击“更改密码”按钮。

注:电子邮件(同用户登录名)必须为英文字母,否则会提示错误。

注:对于 Odoo 中的窗体,进入时默认为只读模式,你可以通过点击“编辑”按钮来切换到编辑模式;在编辑模式下,你也可点击“保存”或“放弃”按钮切换到只读模式。

5.2  创建联系人分类和联系人

在Odoo中,联系人代表你从事业务的对象,这个概念具有很大的灵活性。联系人可以是一个潜在用户、客户、供应商,甚至是你公司的一个员工。 另外,一个联系人可以同时属于多个分类,因此,一个联系人可以是你的供应商,同时又是你的客户。

5.2.1  联系人标签

我们创建顶级标签“供应商”,和两个子分类“VIP 供应商”和“普通供应商”。

创建联系人标签
创建联系人标签

当你运行不同的统计报表时,联系人标签也是很有用的。你可以运用联系人的这种层级结构来分层组织你的报表。

5.2.2  新建和编辑联系人 —— 供应商和客户

在进行后续操作之前,先设置好“在销售订单上显示三个字段:客户、开票地址、发货地址”。首先创建一个供应商, 点击菜单“采购→采购→供应商”,点击”新建”按钮。

新建一个联系人时,名称字段是必填项。此页面注意“语言”和“分类”的选择。如果联系人是一个具体的人,不是一个公司,就不要勾选“是一个公司”。

odoo创建一个供应商
odoo创建一个供应商

1)“联系人”选项卡显示了客户的联系人、职位和其联系方式。

你可以为一个联系人建立多种联系方式。联系人代表对方员工以及他们的详细联系地址。

要新建联系人,首先在联系人窗体中点击“编辑”按钮切换到编辑模式,在联系人选项卡中,点击”新建”按钮。在这个窗体中注意选择联系人类型(联系人、发票寄送地址、收货地址或其它地址)。

odoo创建联系人
odoo创建联系人

2)“内部备注” 选项卡显示这个客户的描述消息。

3) “销售与采购” 选项卡

“销售与采购”选项卡中的“内部编号”字段对你可能有用。

注:选项卡中的字段类型可能是不同的。一部分(例如:名称)为自由文本;一部分(例如:语言)为只允许选择值的下拉菜单;还有一部分是另外一个对象的视图(例如联系人联系人,因为一个联系人可能有多个联系人)或者另外一个对象的关联列表(例如联系人分类);还有的是复选框(例如在销售与采购选项卡中的一些被激活的字段);数字字段类型(例如在会计选项卡中的信用额度)和日期类型(例如日期)。

“销售与采购”选项卡中的“是客户”和“是供应商”的选择框,决定此联系人在其它窗体中是否显示或作为选择项,请认真设置。如勾选了“是供应商”,在筛选栏中为“供应商”时就会出现此联系人。另外在录入采购单时的供应商一栏,才能选择此联系人。

默认的联系人过滤窗体

注:默认联系人的联系人也是客户,所以会显示在客户列表中。。做报价的时候,经常有人把公司的联系人误当做公司来选择。如果不是客户,仅仅是联系人,你可以在客户列表中点击此联系人,点击“编辑”按钮,选择“销售与采购”选项卡,去掉“是客户”字段的勾选对于单纯的联系人,可以在此联系人窗体的销售与采购选项卡中把客户那个勾去掉,这样在报价单的下拉菜单中 就不会出现这个联系人了。

4)联系人显示的搜索

如果你有很多联系人,要查找其中一个,则最好使用系统的搜索功能,而不是查阅整个联系人列表。从长远观点看,使用搜索功能进行查找是一个节省时间的好习惯。

客户列表里的搜索选项让你快速查找到需要的客户。这些搜索选项,在你需要操作多个联系人时非常有用。

5)联系人显示的分组

你可以根据销售人员来分组,查看每个客户是否都指定给了销售人员去负责。在“过滤器”下拉菜单中选择“我的业务伙伴列表”可查看你所负责的客户。

在联系人窗体的右上角是对该客户所允许的的操作的快捷方式。利用它们,可方便的为业务伙伴创建采购或销售报价单、发票、商机、会议或记录一次通话。

要同时对多个联系人进行操作,例如:要发送一封电子邮件给一个或者几个联系人,可点击菜单“销售→销售→客户”,点击窗体右上角的 切换到列表视图,从中勾选要操作的联系人,然后从”动作”按钮的下拉单中选择“业务伙伴邮件群发”。

联系人被贯穿于 Odoo 系统中的其它文档中。(点击菜单“销售→销售→销售订单”,可在列表视图中列出所有的销售订单,点击其中一个),例如,打开一个报价单窗体,在只读窗体中,只要点击客户的名字,这个联系人的详细信息窗体将被打开(当窗体在只读状态时,你也可以点击浅颜色的对象链接来查看这个对象的详细信息)。

注:快捷方式窗体中存在多个进入到相关窗体的快捷方式。 当窗体在编辑状态的时候, 你可以点击下拉菜单下的“创建并编辑”来新建对象,也可点击文本框右边的功能按钮“ ”来对当前对象进行查看和编辑。

参照上述过程,使用菜单“销售→客户”,创建客户“万通贸易有限公司”,联系人“谢娜”,如下图所示:

odoo创建客户
odoo创建客户

你可以到菜单“销售→销售→客户”中点击点选过滤器中的“供应商”和“客户”选项卡,这样可检查一下上面的工作。

注意:如果联系人既是客户,同时还是一个供应商,你可以在客户窗体中的“销售与采购”选项卡中同时勾选”是客户”和“是供应商”。

5.3  仓库和库位

当数据库被创建时,系统缺省会定义一个只包含一个库存库位的仓库,我们在本示例中使用这个缺省结构。

关于多仓库和库位的设置,请参见 11.3 和 11.6。

5.4  产品

我们在仓库(或销售)菜单中创建一个用于采购的产品:

  • 1) 菜单“仓库→盘点管理→产品”,然后点击”新建”,输入产品名称,并勾选“可销售”和“可采购”。
  • 2) “信息”选项卡中的“产品类型”字段应选择“库存商品”,然后输入销售价格和成本。
  • 3)在“仓库”选项卡中,可选择产品的内部分类。
odoo产品录入
odoo产品录入(图中进项税其实是17%)

在供应商一节,点击“添加一个项目”来为此产品添加一个供应商。

产品供应商
产品供应商
  • “供应商产品名称”是这个产品在供应商那里的名称。
  • “供应商产品编码”是这个产品在供应商那里的编号。
  • “发货提前期”这个字段用于将来在采购单中计算到货的计划日期。
  • “价格”字段是指从此供应商处采购此产品的价格。
  • “有效期”字段是指此供应商价格的有效期。

4)在“会计”选项卡,你会注意到这里的会计属性还是空的。当产品交易发生时,之前在产品分类中定义的收入和费用科目就会作为默认值被产品使用,除非对产品直接指定科目来代替默认科目。

6 熟悉采购/销售流程

要熟悉 Odoo 系统的采购-销售工作流程,你需要分两个阶段来测试:

第一要采购产品:

  • 1)创建一个询价单,向供应商多彩打印社采购 Odoo 中文应用手册 10 套,单价为 95 元。
  • 2)确认询价单,转为采购单
  • 3)在仓库接收这些产品。
  • 4)接收供应商发票。
  • 5)付款给供应商。

接着,通过以下步骤销售产品:

  • 1)创建一个万通贸易有限公司的销售订单,销售一套《Odoo 中文应用手册》,单价为 100 元。
  • 2)从仓库发货
  • 3)为客户开发票
  • 4)收款

6.1 采购单

要向供应商下一个采购单,使用菜单“采购→采购→询价单”,然后点击“新建”。选择好供应商字段,单击“添加一行”,当你在产品列表选择了一个产品后,Odoo 会从产品的记录里找到并自动帮你完成以下字段的信息填写:

说明

  • 计划日期:基于供应商毒此产品的发货周期。
  • 单价:基于供应商此产品的采购价格。
  • 税:如果在供应商中定义了税率,则使用供应商的税率;如果在产品中也指定了税率,则使用产品的税率。

你可以在输入采购单的时候编辑这些字段以适应你的需要。

点击“保存”按钮以保存采购单,这时的询价单状态为“采购单草稿”状态。现在点击“确认订单”按钮,此询价单状态就变为“采购单”。

odoo下订单采购商品
odoo下订单采购商品

6.2  接收产品

确认了采购单后,你就要等待接收供应商的产品。典型的做法就是由仓库管理人员进行以下操作:

odoo库存提示入库信息
odoo库存提示入库信息
  • 1)打开菜单“仓库→仪表版”,在“收货”一节点击“入库”链接。
  • 2)在列表中选择由刚创建的采购单自动生成的入库单。
  • 点击入库单打开采购单入库窗体。
  • 3)点击“待处理”数量旁边的“ ”来输入本次要处理的数量,你还可以更改默认的目的库位。
odoo入库单
odoo入库单
odoo验证入库单
odoo验证入库单
提示要先填写收货数量
提示要先填写收货数量
odoo完成收货
odoo完成收货

“保存”后点击“确认”按钮。

现在,你接收了 10 套 Odoo 中文手册进入了你的公司仓库。

使用菜单“仓库→设置→产品→产品”,你可以找到已采购完成的“Odoo 中文手册”,可看到 Odoo 应用手册的在手数量是 10。

odoo在手商品数量
odoo在手商品数量

6.3  发票管理

当你收到一张供应商的发票后(一般会送到你的会计部门),通过菜单“开票→供应商→账单”,点击“新建”按钮,选择供应商和采购单,系统就会自动生成一张发票草稿。

登记供应商发票
登记供应商发票

你需要校核实际订购与供应商发票的价格和数量,如果有差别,你可以更改订单明细,如:增加一个送货费用。最后,你可以点击“记账”按钮,以确认该发票,此时发票状态转为“打开”。

确认收到供应商发票
确认收到供应商发票

一旦发票被“记账”,会计分录就会自动生成。你可以点击“其它信息”选项卡,并点击会计凭证字段的快捷方式来查看自动生成的会计分录。

6.4  支付

选择菜单“会计→供应商列表→供应商发票”然后在过滤器中选取“未支付”,列出所有未付款的供应商发票。实际操作的时候你可以按采购单号来搜寻发票,或更常用的方法,按账龄来搜寻。

点击列表中的供应商发票,点击“登记付款”按钮,会打开登记付款的窗体,你需要选择支付分录(现金或银行)并确认支付金额。然后,点击“记账”按钮,发票状态改为“已付”。“会计→顾问→会计凭证”你会看到新产生的银行分录凭证。点击可以查看更详细的信息,

odoo登记付款
odoo登记付款
登记付款
登记付款
odoo登记付款成功
odoo登记付款成功

6.5  从报价到销售订单

在 Odoo 中,报价和销售订单是使用和采购单相同的方式来管理的,只是明细和工作流不同。要创建一个新的销售订单,使用菜单“销售→销售→报价单”然后点击“新建”按钮,这样会创建一个新的销售订单,状态为“报价单”。

odoo销售订单
odoo销售订单
  • 1)选择客户
  • 2) 在订单明细栏点击“添加一行”。
  • 3) 选择产品后,其他几个栏位自动被填充,如:说明、单价、税等。
  • 4)在“其它信息”选项卡中,可选择发货仓库,也可以选择“发货策略”是“分批发货”还是“整批发货” 。
  • 5)保存后,如果你正在和意向客户磋商中,你可以不断更新它,使报价单维持在最新的报价状态。最后点击“确认订单”按钮,订单状态从“报价单”变为“销售订单”。

6.6  产品出库(发运给客户)

从“销售→产品→产品”,查看 Odoo 应用手册。在手显示 10 件,预计显示为 9(-1+0)套,这是因为现有库存中的 1 件将要发运给客户,所以将来的预计库存是 9 件。

odoo产品库存
odoo产品库存

点击主菜单“仓库”,在仪表板的“发货”一节点击“待处理”链接,会显示待处理的出库单列表,找到与刚才创建的销售订单相关的出库单,点击打开。输入此次要出库的数量,如果不输入,直接点击“确认”,系统会显示确认是否处理所有产品的提示。点击“应用”按钮,此时出库单状态变为“完成”。

odoo待处理交货单
odoo待处理交货单
odoo交货
odoo交货
不填写交货数量上方提示
不填写交货数量上方提示
odoo完成交货
odoo完成交货

6.7  开发票

从“销售→销售→销售订单”中打开销售订单窗体,点击“开票”按钮,点击“创建并查看发票”按钮来创建并打开销售发票草稿或点击“开票”按钮来仅生成发票草稿。

创建发票
创建发票
创建发票
创建发票

点击“会计”主菜单,在仪表板中点击“待记账的发票”,或者使用菜单“会计→客户→客户发票”,可以打开创建的销售发票草稿。

代开发票草稿
代开发票草稿
odoo发票草稿
odoo发票草稿

一旦你单击“发布”按钮,Odoo 会安排一个唯一的发票号,并生成相关的会计分录。发票状态由“草稿”转为“打开”。在“其它信息”选项卡中,会被赋予一个会计凭证号。点击它,你可以查看会计凭证明细。

开票成功
开票成功

点击“打印发票”按钮可得到一个 pdf 文件,你可以打印后发送给客户,或通过电子邮件直接发送给客户,当然你也可以直接点击“发送邮件”按钮。

6.8  客户付款

从菜单“开票→销售→客户发票”,点击客户要付款的发票名称:

  • 1) 点击“登记付款”按钮,会打开一个支付发票窗体。
  • 2) 选择支付分录,然后点击“记账”按钮,支付发票状态将由“打开”改为“已付”。
登记付款
登记付款
登记付款成功
登记付款成功

6.9  会计凭证

通过“会计→顾问→会计凭证明细”你会看到新产生的银行分录凭证。

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